Проєкт рішення «Про створення архівного підрозділу Покровської сільської ради»
ПРОЄКТ
М і с ц е в е с а м о в р я д у в а н н я
П О К Р О В С Ь К А С І Л Ь С Ь К А Р А Д А
НІКОПОЛЬСЬКОГО РАЙОНУ ДНІПРОПЕТРОВСЬКОЇ ОБЛАСТІ
Восьме скликання десята сесія
РІШЕННЯ
30 червня 2021 року с. Покровське № ___ – 10/VІІІ
Про створення архівного підрозділу Покровської сільської ради
Відповідно до статті 26 Закону України «Про місцеве самоврядування в Україні», статей 29, 31 Закон України «Про Національний архівний фонд та архівні установи», керуючись наказами Міністерства юстиції України від 10 лютого 2012 року № 232/5 «Про затвердження Типового положення про архівний підрозділ державного органу, органу місцевого самоврядування, державного і комунального підприємства, установи та організації», від 02 червня 2014 року № 864/5 «Про затвердження Типового Положення про архівну установу сільської, селищної, міської ради, ради територіальної громади для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних і фізичних осіб, що не належать до Національного архівного фонду», сільська рада ВИРІШИЛА:
1. Створити архівний підрозділ (архів) Покровської сільської ради.
2. Затвердити Положення про архівний підрозділ (архів) Покровської сільської ради (додаток 1).
3. Координацію виконання цього рішення залишаю за собою.
4. Контроль за виконанням цього рішення покласти на постійну комісію з гуманітарних питань (Сергій ФІНІКОВСЬКИЙ).
В. о. сільського голови Валентина МОСТИКА
ЗАТВЕДЖЕНО
рішенням Покровської сільської ради
від 30 червня 2021 року №__-10/VIII
ПОЛОЖЕННЯ
про архівний підрозділ (архів) Покровської сільської ради
1. Архівний підрозділ Покровської сільської ради (далі – архів) створюється для тимчасового зберігання архівних документів, що нагромадилися за час їх діяльності, використання відомостей, що містяться в цих документах, для службових, виробничих, наукових та інших цілей, а також для захисту прав і законних інтересів громадян.
3. У своїй діяльності архів керується Конституцією і законами України, указами Президента України та постановами Верховної Ради України, прийнятими відповідно до Конституції та законів України, актами Кабінету Міністрів України, іншими нормативно-правовими актами та положенням про архів.
4. Архів працює відповідно до річного плану, який затверджує Покровський сільський голова, і звітує перед ним про проведену роботу.
5. Функції щодо ведення архіву покладаються на завідувача архіву (або особа, відповідальна за архів), який призначається на посаду та звільняються з посади розпорядженням сільського голови.
Структура та чисельність працівників підрозділу визначається штатним розписом апарату сільської ради, що затверджується рішенням сесії сільської ради в межах граничної чисельності, фонду заробітної плати працівників і видатків на утримання апарату сільської ради.
Коло службових обов'язків працівників архіву визначається посадовими інструкціями, які затверджує Покровський сільський голова.
6. Основними завданнями архіву є:
- приймання від структурних підрозділів Покровської сільської ради та зберігання архівних документів з різними видами матеріальних носіїв інформації;
- контроль разом з відділом документообігу, організаційної та кадрової роботи за станом зберігання та правильністю оформлення документів у структурних підрозділах Покровської сільської ради;
- участь у складанні та погодженні зведеної номенклатури справ сільської ради, перевіряння відповідності формування документів у справи згідно із затвердженою номенклатурою;
- ведення державного обліку документів Національного архівного фонду та щорічне подання відомостей про їх кількість за формою, встановленою Правилами організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затвердженими наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року № 1000/5, зареєстрованими у Міністерстві юстиції України 22 червня 2015 року за № 736/27181 (далі - Правила), архівному відділу Нікопольської районної державної адміністрації;
- проведення попередньої експертизи цінності документів, що знаходяться на зберіганні, складання та подання на розгляд експертної комісії Покровської сільської ради описів справ постійного зберігання, описів справ тривалого (понад 10 років) зберігання, описів справ з кадрових питань (особового складу), актів про вилучення для знищення документів, не внесених та внесених до Національного архівного фонду, актів про вилучення документів з Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів Національного архівного фонду, актів про невиправні пошкодження документів тривалого (понад 10 років) зберігання та з кадрових питань (особового складу);
- створення та вдосконалення довідкового апарату до архівних документів;
- організація користування архівними документами, надання архівних довідок, копій, витягів з документів юридичним і фізичним особам відповідно до Правил;
- підготовка, передавання та транспортування документів Національного архівного фонду до архівного відділу Нікопольської районної державної адміністрації;
- участь у заходах з підвищення фахової кваліфікації працівників організації, які відповідають за роботу з документами.
7. В складі архівного підрозділу створюється Трудовий архів для централізованого тимчасового зберігання архівних документів, нагромаджених у процесі документування службових, трудових та інших правовідносин юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців та інших архівних документів, що не належать до Національного архівного фонду (далі - архівні документи).
Архівні документи передаються до Трудового архіву у разі припинення діяльності юридичних осіб і фізичних осіб - підприємців, а також у випадках, визначених законодавством.
Трудовий архів відповідно до покладених на нього завдань:
1) здійснює приймання документів з кадрових питань (особового складу) в упорядкованому стані за описами справ, схваленими (погодженими) державними архівами, архівним відділом Нікопольської районної державної адміністрації;
2) здійснює приймання виборчої документації тимчасового строку зберігання відповідно до законодавства;
3) здійснює приймання документів тимчасового зберігання (до 10 років), у тому числі регістрів бухгалтерського обліку, фінансової звітності та інших документів, пов’язаних з обчисленням і сплатою податків, зборів, строки зберігання яких на момент ліквідації не закінчилися;
4) забезпечує зберігання архівних документів ліквідованих юридичних осіб, фізичних осіб - підприємців, які здійснювали свою діяльність (були зареєстровані) на відповідній території, відповідно до умов та строків зберігання, визначених Міністерством юстиції;
5) проводить експертизу цінності архівних документів, строки зберігання яких закінчилися, що зберігаються в Трудовому архіві, подає на розгляд експертній комісії архівного відділу Нікопольської районної державної адміністрації акти про вилучення для знищення документів, не внесених до Національного архівного фонду;
6) веде облік документів, що зберігаються в Трудовому архіві, у тому числі шляхом створення та підтримання облікових баз даних;
7) створює і вдосконалює довідковий апарат до архівних документів;
8) здійснює впровадження та використання автоматизованих архівних технологій, створення, вдосконалення та поповнення баз даних, довідкового апарату до документів, що зберігаються у Трудовому архіві;
9) організовує користування документами у службових, соціально-правових, наукових та інших цілях;
10) інформує громадян, органи державної влади та місцевого самоврядування, підприємства, установи та організації про склад і зміст документів Трудового архіву;
11) готує для видачі архівні довідки, копії документів на запити фізичних і юридичних осіб;
12) забезпечує збереження конфіденційності персональних даних, що обробляються в його інформаційних системах;
13) вивчає, узагальнює і поширює досвід роботи архівних установ.
У Трудовому архіві зберігаються:
1) документи тривалого строку зберігання з кадрових питань (з особового складу) та тимчасового зберігання ліквідованих юридичних осіб незалежно від форми власності, підпорядкування та фізичних осіб - підприємців, які припинили свою діяльність, що діяли (були зареєстровані) в зоні комплектації архіву на території Покровської сільської ради;
2) виборча документація тимчасового строку зберігання, що надійшла на зберігання відповідно до законодавства;
3) довідковий апарат, що розкриває склад і зміст документів.
8. Для виконання покладених на архів завдань йому надається право:
- вимагати від структурних підрозділів Покровської сільської ради передавання на зберігання документів, оформлених згідно з чинним законодавством;
- повертати структурним підрозділам Покровської сільської ради на доопрацювання документи, оформлені з порушенням встановлених вимог;
- давати структурним підрозділам Покровської сільської ради рекомендації з питань, що входять до компетенції архіву;
- запитувати від структурних підрозділів Покровської сільської ради відомості, необхідні для роботи;
- інформувати керівництво Покровської сільської ради про стан роботи з документами та вносити пропозиції щодо її поліпшення;
- брати участь у засіданнях дорадчих органів, нарадах, що проводяться в Покровською сільською ради, в разі розгляду на них питань роботи з документами.
- одержувати від ліквідаторів відомості про кількість, склад і стан науково-технічного опрацювання документів та інші необхідні відомості для роботи;
- надавати методичну допомогу ліквідаційним комісіям (ліквідаторам) з питань, що входять до компетенції Трудового архіву;
- брати участь у засіданнях експертних комісій у разі розгляду на них документів, поданих Трудовим архівом;
- брати участь у нарадах, які проводять районна державна адміністрація, Покровська сільська рада, її виконавчий комітет, ліквідаційна комісія (ліквідатор), державний архів Дніпропетровської області, архівний відділ Нікопольської районної державної адміністрації; в разі розгляду на них питань роботи з документами;
9. Особа, відповідальна за архів:
1) організовує діяльність архіву, персонально відповідає за виконання покладених на архів завдань;
2) контролює виконання службових обов’язків працівниками архіву;
3) вирішує відповідно до законодавства питання щодо доступу ;
4) організовує ведення прийому громадян, розгляд звернень, що належать до компетенції архіву;
5) представляє архів з усіх питань, пов’язаних з його діяльністю.
10. До складу документів архіву входять:
- документи з паперовою основою, внесені до Національного архівного фонду, тривалого (понад 10 років) зберігання, створені структурними Покровської сільської ради, та документи з кадрових питань (особового складу);
- електронні документи, створені організацією або одержані нею на законних підставах;
- фонди особового походження працівників організації, які відіграли певну роль в історії розвитку тієї чи іншої сфери життєдіяльності країни або її окремого регіону;
- документи з різними видами матеріальних носіїв інформації організацій - попередників та підпорядкованих організацій, що ліквідовані;
- друковані видання, що доповнюють архівні документи і необхідні для науково-методичної та інформаційно-довідкової роботи архіву організації;
- довідковий та обліковий апарат до архівних документів.
Документи з різними видами матеріальних носіїв інформації повинні зберігатися в архіві організації окремо.
11. Документи з паперовими носіями інформації передаються в упорядкованому стані із структурних підрозділів Покровської сільської ради до архіву через два роки після завершення їх ведення у діловодстві відповідно до вимог, встановлених Правилами.
Науково-технічна документація передається до архіву у порядку, встановленому державними стандартами України.
Аудіовізуальні документи передаються до архіву одразу після завершення їх виробництва.
Електронні документи передаються до архіву Покровської сільської ради відповідно до вимог, встановлених Порядком роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженим наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року № 1886/5, зареєстрованим у Міністерстві юстиції України 11 листопада 2014 року за № 1421/26198.
12. Для засвідчення архівних довідок, копій, витягів з архівних документів використовується гербова печатка Покровської сільської ради.
Секретар сільської ради Валентина МОСТИКА
